ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Головного управління

Держгеокадастру у

Дніпропетровській області

12 березня 2024 р. № 12

 

 

Обґрунтування

підстави для здійснення закупівлі згідно з підпунктом 5 пункту 13 «Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування», затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості)

 

Найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код замовника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань, його категорія:

  • найменування замовника: Головне управління Держгеокадастру у Дніпропетровській області
  • місцезнаходження замовника: 49006, м. Дніпро, вул. Філософська, 39-А
  • ідентифікаційний код замовника: 39835428
  • категорія: органи державної влади.

 

Назва предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником (у разі поділу на лоти такі відомості повинні зазначатися стосовно кожного лота) та назви відповідних класифікаторів предмета закупівлі й частин предмете закупівлі (лотів) (за наявності):

Послуги  з технічної підтримки програмного забезпечення системи електронного документообігу на базі «АВТОМАТИЗОВАНОЇ СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ ДОКУМЕНТАМИ «ДОК ПРОФ 3»  за ДК 021:2015 Єдиного закупівельного словника 72250000-2 «Послуги, пов’язані із системами та підтримкою».

 

Розмір бюджетного призначення: 197 946,00 грн з ПДВ згідно з планом закупівлі.

 

Застосування виключення: відповідно до підпункту 5 пункту 13 Особливостей, роботи, товари чи послуги можуть бути виконані, поставлені чи надані виключно певним суб’єктом господарювання у випадку відсутності конкуренції з технічних причин, яка повинна бути документально підтверджена замовником та у випадку необхідності захисту прав інтелектуальної власності. 

 

Обґрунтування підстави для здійснення закупівлі:

Для забезпечення єдиного документообігу в системі Держгеокадастру відповідно до законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис», розпорядження Кабінету Міністрів України від 28 грудня 2011 року № 1363-р «Питання впровадження системи електронної взаємодії органів виконавчої влади», з метою автоматизації процесів створення, відправлення, передавання, одержання, оброблення, використання, зберігання документів та контролю за їх виконанням з 02 грудня 2013 року (наказ Держземагенства України від 29.10.2013 № 453) було запроваджено  електронний обмін документами на базі програмного забезпечення «Автоматизована система діловодства «ДОК ПРОФ Степ 2.0».

У Головному управлінні Держгеокадастру запроваджено електронний обмін документами на базі програмного забезпечення «Автоматизована система управління «ДОК ПРОФ», починаючи з 2013 року.

Так у 2013 році на підставі наказу Державного агентства земельних ресурсів України від 29.10.2013 № 453 «Про запровадження електронного обміну документами між центральним апаратом Держземагентства України, Рескомземом АР Крим, головними управліннями Держземагентства в областях, м. Києві та м. Севастополі» розробниками програми були виконані роботи по впровадженню системи електронного документообігу на базі «Автоматизованої системи управління документами «ДОК ПРОФ» між центральним апаратом Держземагентства України і його територіальними органами, серед яких було і Головне управління у Дніпропетровській області (на той час Головне управління Держземагентства у Дніпропетровській області).

За цей час розробниками програми:

  • розроблені відео-інструкції по роботі з програмним забезпеченням;
  • проведені групові навчання співробітників згідно з попередньо визначеними ролями;
  • проведена конвертація даних з попередньої системи документообігу;
  • інтегровано програмне забезпечення з крипто-бібліотекою для реалізації використання електронно-цифрового підпису;
  • розроблені та впроваджені друковані шаблони документів та звіти;
  • створена можливість обміну електронними зразками документів із зовнішніми структурами в форматі PDF;
  • створений механізм інтеграції системи електронного документообігу на базі «Автоматизованої системи управління документами «ДОК ПРОФ» з системою електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ ОВВ чи СЕВ № 1) на базі єдиного формату обміну та виконані роботи з інтеграції «Автоматизованої системи управління документами «ДОК ПРОФ» з Єдиною державною системою обміну електронними документами (ЄДСОЕД чи СЕВ № 2);
  • забезпечено автоматизація підготовки та реєстрації проектів наказів СГ;
  • забезпечено автоматичне створення та передача на Портал деперсоналізованого примірника наказів СГ;
  • розроблено функціонал з візування проектів документів між територіальними підрозділами з направленням проекту для перегляду відповідальній особі та поверненням результату візування до автора проекту документа;
  • розроблено механізм надання періодичної зведеної статистичної інформації стосовно виконавської дисципліни: звернення громадян, підготовки проектів документів тощо;
  • запущений проект автоматичного розподілу по екстериторіальному погодженню землевпорядної документації проектів землеустрою на експертів Держгеокадастру в рамках виконання постанови Кабінету Міністрів України від 31 серпня 2016 року № 580 «Деякі питання реалізації пілотного проекту із запровадженням принципу екстериторіальності погодження проектів землеустрою щодо відведення земельної ділянки територіальними органами Державної служби України з питань геодезії, картографії та кадастру»;
  • виконані роботи по запуску електронних послуг, а саме: он-лайн замовлення витягу про нормативну грошову оцінку землі; оприлюднення даних щодо розпорядження землями.

Вказаними електронними послугами можливо скористатись в тому числі завдяки інтеграції комп’ютерної програми «Автоматизована система управління документами «ДОК ПРОФ 3» з Порталом Держгеокадастру та Публічною кадастровою картою України;

  • створений механізм інтеграції системи електронного документообігу на базі «Автоматизованої системи управління документами «ДОК ПРОФ» з Єдиним веб-порталом електронних послуг та електронним веб-порталом Держгеокадастру, для автоматизації шляху технічної документації із землеустрою та оцінки земель в електронній формі від розробників такої документації до державного фонду документації.

Програмне забезпечення «Автоматизована система управління документами «ДОК ПРОФ 3» отримало Експертний висновок Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України на комплекс засобів захисту інформації від несанкціонованого доступу за № 1101 від 16 квітня 2020 року.

Система електронного документообігу «Автоматизована система управління документами «ДОК ПРОФ 3» сертифіковано Державним підприємством “Державний центр інформаційних ресурсів України”, що свідчить про успішно проведене тестування системи електронного документообігу «Автоматизована система управління документами «ДОК ПРОФ 3», продукту ТОВ “ДОКПРОФ КОНСАЛТИНГ” з системою електронної взаємодії органів виконавчої влади версія 2.0, та про повну відповідність СЕД для роботи з СЕВ ОВВ версія 2.0.

Таким чином, програмне забезпечення системи електронного документообігу «Автоматизована система управління документами «ДОК ПРОФ 3» здатне забезпечити юридично значимий електронний документообіг між всіма органами державної влади на базі єдиного формату обміну, що впроваджується в органах державної влади. Програмне забезпечення  повністю відповідає вимогам державних стандартів і нормативних документів України в області діловодства, електронного документообігу і захисту інформації в автоматизованих системах. Застосовані технології забезпечують необхідну швидкість обробки даних та зменшують вплив людського фактору при здійсненні операцій по введенню даних, заощаджують час на всіх етапах діяльності співробітників, створюють єдиний інформаційний і управлінський простір.

В системі електронного документообігу «Автоматизована система управління документами «ДОК ПРОФ 3» використовується універсальне клієнтське робоче місце – набір функцій і модулів, що використовуються, регламентується тільки повноваженнями та правами користувача і не вимагає установки додаткового програмного забезпечення. Для забезпечення інтеграції з порталами послуг та іншими зовнішніми сервісами використовується власна модульна шина веб-сервісів. Є можливість комфортної роботи географічно-віддалених користувачів за умови мінімальної швидкості передачі даних каналами зв’язку чи при її короткочасної відсутності.

Послуги, пов’язані з системами та підтримкою, які отримує Головне управління повинні забезпечувати:

  • високий рівень якості обслуговування користувачів послуг;
  • дотримання вимог нормативних документів з технічного захисту інформації та вимоги щодо конфіденційності наданих послуг тощо;
  • збереження бази даних, накопиченої в результаті багаторічної роботи (з 2013 року по сьогоднішній час);
  • безперебійний обмін інформацією з Держгеокадастром України і його територіальними органами в областях, між взаємодіючими структурними підрозділами у Дніпропетровській області.

Для забезпечення сталого функціонування система електронного документообігу на базі «АВТОМАТИЗОВАНОЇ СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ ДОКУМЕНТАМИ «ДОК ПРОФ 3», потребує комплексного обслуговування та технічної підтримки.

Відповідно до статті 64 Конституції України в умовах воєнного або надзвичайного стану тимчасово можуть встановлюватись окремі обмеження прав і свобод із обов’язковим зазначенням строку дії цих обмежень.

Указом Президента України від 05 лютого 2024 року № 49/2024 «Про продовження діє воєнного стану в Україні» термін дії воєнного стану в Україні продовжено з 05 години 30 хвилин 14 лютого 2024 року строком на 90 діб.

Статтею 4 Указу Президента України від 24 лютого 2022  року № 64/2022 «Про введення воєнного стану в Україні», затвердженого Законом України від 24 лютого 2022 року № 2102-IX, Кабінету Міністрів України надано завдання невідкладно:

1) ввести в дію план впровадження та забезпечення заходів правового режиму воєнного стану в Україні;

2) забезпечити фінансування та вжити в межах повноважень інших заходів, пов’язаних із запровадженням правового режиму воєнного стану на території України.

Стаття 12-1 Закону України «Про правовий режим воєнного стану передбачає, що Кабінет Міністрів України в разі введення воєнного стану в Україні або окремих її місцевостях:

  1. Працює відповідно до Регламенту Кабінету Міністрів України в умовах воєнного стану.
  2. Розробляє та вводить в дію План запровадження та забезпечення заходів правового режиму воєнного стану в окремих місцевостях України з урахуванням загроз та особливостей конкретної ситуації, яка склалася.

Згідно з абзацом сьомим пункту 5 частини 1 статті 20 Закону України «Про Кабінет Міністрів України», Кабінет Міністрів України у сфері національної безпеки та обороноздатності, зокрема, здійснює керівництво єдиною системою цивільного захисту України, мобілізаційною підготовкою національної економіки та переведенням її на режим роботи в умовах надзвичайного чи воєнного стану.

З метою невідкладного забезпечення заходів правового режиму воєнного стану, до яких у тому числі входить здійснення публічних закупівель, частиною 3-7 розділу Х «Прикінцеві та перехідні положення» Закону України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VIII далі-Закон) встановлено, що на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування особливості здійснення закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених цих Законом,  визначаються Кабінетом Міністрів України із забезпеченням захищеності таких замовників від воєнних загроз. На виконання цієї норми Закону, постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2023 року № 1178 «Про затвердження особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування» затверджено Особливості здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом, на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування.

Закон визначає правові та економічні засади здійснення закупівель товарів, робіт і послуг для забезпечення потреб держави, територіальних громад та об’єднаних територіальних громад.

На період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування замовники зобов’язані здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до Закону, з урахуванням Особливостей.

Абзацом 5 підпункту 5 пункту 13 Особливостей передбачено, що придбання замовниками товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), вартість яких становить або перевищує 100 тис. гривень, послуг з поточного ремонту, вартість яких становить  або перевищує 200 тис. гривень, робіт, вартість яких становить або перевищує 1,5 млн. гривень, може здійснюватися шляхом укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів та/або електронного каталогу для закупівлі товару у разі, коли роботи, товари чи послуги можуть бути виконані, поставлені чи надані виключно певним суб’єктом господарювання у випадку необхідності захисту прав інтелектуальної власності.

Згідно з частинами першою та другою статті 418 Цивільного кодексу України (далі- ЦК України) право інтелектуальної власності – це право особи на результат інтелектуальної, творчої діяльності або на інший об’єкт права інтелектуальної власності, визначений цим Кодексом та іншим законом.

Право інтелектуальної власності становлять особисті немайнові права інтелектуальної власності та (або) майнові права інтелектуальної власності, зміст яких щодо певних об’єктів права інтелектуальної власності визначається цим Кодексом та іншим законом.

Відповідно до частини першої статті 424 ЦК України майновими правами інтелектуальної власності є: право на використання об’єкта права інтелектуальної власності; виключне право дозволяти використання об’єкта права інтелектуальної власності; виключне право перешкоджати неправомірному використанню об’єкта права інтелектуальної власності в тому числі забороняти таке використання, інші майнові права інтелектуальної власності, встановлені законом.
Згідно з частиною першою статті 6 Закону України «Про авторське право і суміжні права» від 01 грудня 2022 року № 2811-IX (далі – Закону України «Про авторське право і суміжні права») об’єктами авторського права є твори у сфері літератури, мистецтва, науки, зокрема: комп’ютерні програми.

Частиною першою статті 54 Закону України «Про авторське право і суміжні права» встановлено, що захист особистих немайнових і майнових прав суб’єктів авторського права та/або суб’єктів суміжних прав здійснюється в порядку, встановленому адміністративним, цивільним і кримінальним законодавством.

Згідно з частиною першою статті 20 Закону України «Про авторське право і суміжні права» охорона комп’ютерної програми поширюється на комп’ютерні програми, виражені у вихідному або об’єктному кодах, якщо вони є оригінальними.

Обсяг закупівлі визначається на підставі річного планування, а також з урахуванням потреби на 2024 рік.

Відповідно до Доповідної записки завідувача сектору інформаційних технологій та захисту інформації Юрія Сиволоба від 27.02.2024 № 108/3-24-0.12 виникла потреба здійснити закупівлю послуг з технічної підтримки програмного забезпечення системи електронного документообігу на базі «АВТОМАТИЗОВАНОЇ СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ ДОКУМЕНТАМИ «ДОК ПРОФ 3», на 2024 рік в сумі 197 946,00 грн. (сто дев’яносто сім тисяч дев’ятсот сорок шість гривень 00 копійок).

На теперішній час всі майнові права на комп’ютерну програму «АВТОМАТИЗОВАНОЇ СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ ДОКУМЕНТАМИ «ДОК ПРОФ 3» належать ТОВ «ДОКПРОФ КОНСАЛТИНГ» (копія рішення про реєстрацію договору, який стосується права автора на твір додається).

З огляду на зазначене, тільки ТОВ «ДОКПРОФ КОНСАЛТИНГ» має виключні майнові авторські права, які дають можливість здійснювати оновлення системи електронного документообігу на базі комп’ютерної програми «ДОК ПРОФ 3».  Вказане свідчить про неможливість надання послуг з технічної підтримки програмного забезпечення системи електронного документообігу на базі «АВТОМАТИЗОВАНОЇ СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ ДОКУМЕНТАМИ «ДОК ПРОФ 3» іншим учасником, ніж ТОВ «ДОКПРОФ КОНСАЛТИНГ».

Аналогічні системи документообігу, які зараз є в Україні, не мають окремих функцій, потрібних для виконання повноважень Головного управління в якості державного органу, оскільки функціонал програмного забезпечення «АВТОМАТИЗОВАНА СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ ДОКУМЕНТАМИ «ДОК ПРОФ 3» розроблявся і постійно оновлювався в залежності від потреб системи Держгеокадастру і його територіальних органів на протязі багатьох років. Заміна комп’ютерної програми, за допомогою якої  ведеться електронний документообіг у Головному управлінні Держгеокадастру у Дніпропетровській області з «АВТОМАТИЗОВАНА СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ ДОКУМЕНТАМИ «ДОК ПРОФ 3» на іншу програму може призвести до:

– суттєвих додаткових витрат бюджетних коштів на розробку нового програмного забезпечення, налаштування його роботи у відповідності із потребами Головного управління, проведення навчання співробітників Головного управління по роботі з новим програмним забезпеченням, проведення конвертації даних з попередньої системи документообігу та інше;

– виникнення проблем технічного характеру внаслідок несумісності нового програмного забезпечення, що буде розроблятися, з програмним забезпеченням, на базі якого на сьогоднішній день організовано електронний документообіг між центральним апаратом Держгеокадастру і його територіальними органами у областях;

– пошкодження та втрати бази даних, накопиченої в результаті багаторічної роботи (з 2013 року по сьогоднішній час);

– тимчасового припинення документообігу та погіршення оперативного зв’язку між Головним управлінням та його структурними підрозділами у районах та містах, а також з іншими підприємствами, установами та організаціями, з якими співпрацює Головне управління, що може призвести до негативних соціальних процесів та небажаних наслідків та унеможливить виконання покладених на Головне управління завдань згідно Положення.

Водночас, як передбачено чинним законодавством, під час здійснення закупівель замовники повинні дотримуватися принципів здійснення публічних закупівель.

Отже, враховуючи зазначене, з метою дотримання принципу ефективності закупівлі, якнайшвидшого забезпечення наявної потреби замовника в умовах воєнного стану замовник прийняв рішення щодо здійснення закупівлі без застосування відкритих торгів та/або електронного каталогу для закупівлі товару та застосування під час здійснення закупівлі, як виняток, підстави за підпунктом 5 пункту 13 Особливостей: придбання замовниками товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), вартість яких становить або перевищує 100 тис. гривень, послуг з поточного ремонту, вартість яких становить або перевищує 200 тис. гривень, робіт, вартість яких становить або перевищує 1,5  млн гривень, може здійснюватися без застосування відкритих торгів та/або електронного каталогу для закупівлі товару у разі, коли роботи, товари чи послуги можуть бути виконані, поставлені чи надані виключно певним суб’єктом господарювання у випадку відсутності конкуренції з технічних причин, яка повинна бути документально підтверджена замовником та у випадку необхідності захисту прав інтелектуальної власності.

За результатами закупівлі, здійсненої відповідно до цього пункту, замовники оприлюднюють в електронній системі закупівель звіт про договорі про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, відповідно до пункту 3-8 розділу Х «Прикінцеві та перехідні положення» Закону.

Разом із звітом про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, замовник оприлюднює в електронній системі закупівель договір про закупівлю та додатки до нього, а також обгрунтування підстави для здійснення замовником закупівлі відповідно до пункту 13 Особливостей у вигляді цього файлу «Обґрунтування підстави».

 

Перелік документів, якими підтверджується наявність підстав (відсутність конкуренції з технічних причин, яка повинна бути документально підтверджена замовником, та необхідність захисту прав інтелектуальної власності) для застосування виключення за Особливостями :

 

  1. Рішення Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 11.06.2020 року № 4949 «Про реєстрацію договору, який стосується права автора на твір».
  2. Експертний висновок ТОВ НДІ «Автопром», зареєстрований в Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України від 16 квітня 2020 року за № 1101.
  3. Лист Адміністрації Держспецзв’язку від 24.02.2023 № 04/05/01-545/801 «Щодо продовження дії експертного висновку».
  4. Сертифікат від 11.02.2020, який виданий Державним підприємством «Державний центр інформаційних ресурсів України», про успішно проведене тестування системи електронного документообігу «Автоматизована система управління документами «ДОК ПРОФ 3», продукту Товариства з обмеженою відповідальністю «ДОКПРОФ КОНСАЛТИНГ» з системою електронної взаємодії органів виконавчої влади версія 2.0, та про повну відповідність СЕД для роботи з СЕВ ОВВ версія 2.0.