Перелік документів, які необхідно подати до територіального органу Держкомзему для реєстрації договору оренди земельної частки (паю), визначено у розділі «Державна реєстрація державного акта на право власності на земельну ділянку, державного акта на право постійного користування земельною ділянкою, договору оренди земельної ділянки, договору суборенди земельної ділянки (її частини)» Порядку ведення Книги записів про державну реєстрацію державних актів на право власності на земельну ділянку та на право постійного користування земельною ділянкою, договорів оренди землі, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 09.09.2009 № 1021 (зі змінами).
Так відповідно до пункту 162 зазначеного Порядку для державної реєстрації договору оренди земельної ділянки із земель приватної власності, договору суборенди земельної ділянки (її частини) власник чи набувач права або уповноважена ними особа подають до відповідного територіального органу Держземагентства заяву і такі документи:
1) копія документа, що посвідчує особу набувача права на земельну ділянку або її власника, а у разі подання заяви уповноваженою ними особою – також копія документа, що підтверджує його повноваження діяти від імені таких осіб;
2) документація із землеустрою, яка включає план земельної ділянки і містить відомості про координати поворотних точок меж частини земельної ділянки та обмінний файл – у разі державної реєстрації договору суборенди частини земельної ділянки;
3) договір оренди земельної ділянки із земель приватної власності, договір суборенди земельної ділянки (її частини)(кількість примірників договору повинна бути на один примірник більша, ніж кількість сторін договору);
4) копія реєстраційного номера облікової картки платника податків (ідентифікаційного номера) згідно з Державним реєстром фізичних осіб – платників податків та інших обов’язкових платежів – для фізичної особи, крім осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття номера та повідомили про це відповідному органу державної податкової служби, ідентифікаційного коду згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій Україниабо податкового номера – для юридичної особи;
5) документи про внесення плати за надання послуг із:
здійснення державної реєстрації договору оренди земельної ділянки із земель приватної власності, договору суборенди частини земельної ділянки;
перевірки обмінного файла – у разі державної реєстрації договору суборенди частини земельної ділянки.
Під час подання заяви фізична особа пред’являє паспорт або інший документ, що посвідчує особу, а у разі подання заяви уповноваженою особою – також документ, що підтверджує її повноваження діяти від імені такої особи.
Плата за надання адміністративних послуг територіальними органами Держкомзему під час оформлення правовстановлюючих документів на земельну ділянку здійснюється у відповідності до постанови Кабінету Міністрів України від 01.08.2011 № 835 «Деякі питання надання Державним агентством земельних ресурсів та його територіальними органами платних адміністративних послуг» (зі змінами), зокрема:
– державна реєстрація договору оренди земельної ділянки сільськогосподарського призначення та відповідних змін до нього, договору про розірвання договору оренди земельної ділянки призначення становить 51 грн.;
– перевірка файла обміну даними про результати робіт із |землеустрою в електронному |вигляді (обмінного файла) становить 60 грн.
Надання висновку про державну реєстрацію або обґрунтованого висновку про відмову у такій реєстрації Державним органом земельних ресурсів було передбачено пунктом 11 постанови Кабінету Міністрів України від 25.12.1998 № 2073 «Про затвердження Порядку державної реєстрації договорів оренди землі», яка на даний час втратила чинність відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 20.07.2011 № 791.